Najlepsza aplikacja do zarządzania sobą w czasie: tradycyjny kalendarz

Dawno, dawno temu miałem fioła na punkcie zarządzania czasem, sobą w czasie i optymalizacji wszystkiego, co tylko możliwe. Szczególnie snu. Dzisiaj sen optymalizuje mi Sońka, a na zarządzanie czasem nie mam za bardzo czasu ;)

Wyleczyłem się z zamiłowania do planowania każdej minuty życia. Nie ubyło mi jednak zadań. Wręcz przeciwnie. Raz na jakiś czas podchodzę do tematu aplikacji, która pozwoli mi się łatwiej zorganizować. Nic skomplikowanego – ot, lista zadań na dzień, proste notatki, lista projektów z kolejnymi krokami. Koniecznie z wersją mobilną. Przeszedłem chyba większość popularnych rozwiązań, zarówno podporządkowanych jakiejś metodologii (np. Getting Things Done), jak i rozwiązań autorskich. Był więc ToDoIST, Nozbe, DoIt.im, Things, Producteev, Wunderlist, Firetask oraz pewnie kilkadziesiąt innych, których nie pamiętam.

Wszystkie działały, ale miały podstawową wadę – przestawałem z nich korzystać. Tak po prostu. Czasem po trzech dniach, z rekordzistami wytrzymywałem dwa tygodnie. Powód był prosty: dostępność i użyteczność. Nawet posiadając aplikację na telefon, iPada i Maca nie chciało mi się na bieżąco prowadzić procesu aktualizacji zadań.

Okazało się, że powrót do korzeni jest najlepszym wyjściem. Od niemal 2 miesięcy wspiera mnie klasyczny kalendarz książkowy. Dobrej jakości tygodniowy Moleskine na 18 miesięcy. Papier daje genialną elastyczność i możliwość błyskawicznego działania – nie ma tutaj uruchamiania aplikacji, przełączania okna, przypisywania notatki do podzadania będącego częścią projektu X. Każdą – nawet najdrobniejszą – uwagę wprowadzam natychmiast. Mogę szkicować, rysować, budować grafy, mindmapy, gaanty…

Papier oczywiście się nie backupuje, nie synchronizuje z chmurą i nie przypomina o zadaniach. Nie nadaje się też do pracy grupowej. Do zarządzania zespołem w ZineINC i tak używam dedykowanego softu zintegrowanego z repozytoriami kodu. Do przypominania (mail+sms) służy Google Calendar (duplikuję w nim zadania z papieru, które wymagają przypomnienia).

Praktyczne wskazówki

Jak już wspominałem – nie jestem fanatycznym wyznawcą żadnej metodologii. Czerpię elementy z wielu i kompiluję je dostosowując do własnych potrzeb.

Dla wyjaśnienia – mianem projektu określam każdy cel (złożony z przynajmniej jednego zadania), niezależnie od poziomu skomplikowania. Od zakupu butów po budowę domu.

Ogranicz ilość “otwartych” tematów

Podstawowy cel zarządzania zadaniami to redukcja ich ilości. Im mniej “otwartych” tematów zaprząta Ci głowę, tym więcej uwagi możesz poświęcić celom wyższej wagi. Zamykanie projektów jest cholernie ważne. Każde “domknięcie” uwalnia zasoby i mobilizuje do realizacji kolejnych celów.

Prowadź przegląd projektów

Jednym z bardziej pomocnych zwyczajów jest prowadzenie rejestru aktualnych projektów wraz z listą kolejnych zadań w ramach każdego z nich. W skrócie – dla każdego otwartego projektu musisz wiedzieć, jaki kolejny krok możesz wykonać, aby móc skreślić go z listy. To oznacza, że dla każdego z nich powinieneś zaplanować dokładnie przynajmniej jeden krok przybliżający Cię do jego realizacji.

Planuj i rewiduj

Przede wszystkim zapisuj wszystkie projekty. Unikaj prowadzenia spraw wyłącznie w głowie. Nie chodzi o ulotną pamięć. Rzecz zapisana ma dla Ciebie podświadomie o wiele większą wartość.

Na bieżąco aktualizuj stan projektów i składających się na nie zadań.

Układ mojego Moleskina (tygodniowy układ po jednej stronie, miejsce na notatki na kolejnej) sprzyja rewidowaniu projektów. Zapisuję je wraz z kolejnymi zadaniami na stronie z notatkami i co tydzień przepisuję na kolejną stronę notatek. Przy okazji prowadzę rewizję – zastanawiam się, dlaczego muszę przepisać ten projekt (czyli nie został zrealizowany) i planuję kolejne zadania.

Wyłącz multitasking

Zajmuj się w danym momencie dokładnie jednym tematem i skup na nim całą uwagę. Wyłącz telefon, facebooka i inne rozpraszacze. Artykuły o cudownej mocy wielozadaniowości można włożyć między bajki. Serio.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Powiadom o komentarzach:

  1. Hm, tez tak mialam. Zwlaszcza jak w tym roku wkoncu przekonalam sie do uzywania smartphona. Na kilka miesiecy papierowy kalendarz odszedl na bok. Jednak jak narobilam sobie balaganu w firmowych projektach to powrocilam jak corka marnotrawna do papieru i dlugopisu. Od kilku lat szukalam czegos co pomogl by mi ogarnac w jednym miejscu wszystko od firmowych projektow po domowe sprawy. Probowalam roznych kalenarzy papierowych ale niesprawdzaly sie bo trudno bylo sie polapac w notatkach i odposnikach. W zeszlym roku odkrylam multiplaner. To polski patent i sprawdza sie u mnie super. To takie polaczenie Folderow z GTD kalendarza i notatnika. Jak dla mnie przy mojej multipracy sprawdza sie rewelacyjnie. No i uporzadkwal mi moj balagan w tydzien.

  2. Osobiście od lat używam tradycyjnego kalendarza i nie zamierzam z niego rezygnować. Testując różnorodne systemy zarządzania sobą w czasie wdrożyłem usprawnienie uzupełniające kalendarz, aby efektywniej zarządzać zadaniami: GTD rozpięte na macierzy Eisenhowera i tak wlokę majdan od dwóch lat :)